Soal dan jawaban Sistem Informasi Manajemen S2 Program Pasca Sarjana UPN Jakarta

PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA

UJIAN AKHIR SEMESTER
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Angkatan 28

NAMA : WIDI HARTANTA
NRP:207.52.054


Soal UTS dan JAWABAN Model A (open book).


Gmb. ini menunjukkan antar hubungan dari jenis2 sistem informasi. MIS memberikan informasi/data kepada ESS dan DSS. Jarang terjadi sebaliknya kecuali dalam perkecualian yang khusus. ESS didukung dengan data/informasi dari MIS dan DSS. Antara KWS/OS dan MIS ada interrelasi yang kuat. TPS menunjang DSS dan MIS. Dari bagan jaringan ini jawablah pertanyaan berikut (gunakanlah nalar ber-landaskan bahan2 yg anda diperoleh di dalam referensi dan literatur serta penjela-san kuliah MIS selama ini).




1. Tentukanlah aplikasi atau sistem informasi berikut ini yang tepat tergolong pada salah satu diantara kelima sistem diatas : ESS, MIS, DSS, KWS atau TPS (tulis dan ldibelakang masing-masing unsur pilihan, didalam kurung : (ESS), (MIS), atau seterusnya)

a. Pengolahan Daftar Gaji : (TPS)
b. Sistem Informasi Personil : (TPS)
c. Pemutakhiran Data Personil : (TPS)
d. Penelitian tentang model Software yang baru bagi keperluan berbagai aplikasi : (KWS)
e. Melibatkan kegiatan simulasi dan model2 statistik : (DSS)
f. Bersifat sangat terpadu (intergrated) : (ESS)
g. Perencanaan sumber daya 5 tahun mendatang : (ESS)
h. Laporan bulanan tentang piutang : (MIS)
i. Pengolahan tentang kelulusan seorang karyawan dari pendidikan : (TPS)

2. Setelah menjawab soal no. 1, lanjutkan kaitannya pada soal ini :
a. Panah keatas dari TPS kearah MIS dan DSS itu menunjukkan apa, dan menurut anda mengapa tidak ada panah dari MIS atau DSS kearah TPS ?
Panah dari TPS ke arah MIS dan DSS adalah bahwa pada tataran TPS merupakan pengolahan data awal serta input data atau dikatakan TPS merupakan transaksi dengan sistem tingkat operasional, data yang telah input akan diolah kembali dan dapat didistribusikan ke MIS atau ke DSS. TPS bersifat teknis dan sangat terstruktur merupakan pekerjaan rutin operasional serta mudah untuk dibakukan sedang MIS berorientasi sebagai pengendalian manajemen yang merupakan perencaan strategis sehingga tidak ada anak panah atau memberikan informasi ke TPS namun justru menerima dari TPS, sedang DSS bersifat teknis ilmiah merupakan sains operasional reaserch merupakan pendukung (mensupport) ESS sehingga tidak ada anak panah dari DSS ke TPS.

b. Mungkinkah KWS juga memberikan supervisi ke TPS dan EIS ? Terkait jawaban anda ini apakah bisa ada panah dari KWS ke TPS dan ESS ? Berikanlah argumen anda yang mendukung atau menolak ?
KWS merupakan tingkat pengetahuan dengan spesifikasi desain khusus dengan menggunakan model tertentu. Hal ini terkait dengan pekerjaan yang memerlukan teknologi khusus dengan tujuan memudahkan MIS dalam mengendalikan manajemen sehingga KWS tidak dapat memberikan langsung ke ESS karena akan overlaping dengan MIS demikian juga tidak dapat memberikan ke TPS karena KWS adalah untuk memberikan kemudahan dari TPS yang tidak dapat diolah langsung ke MIS dan KWS akan melakukan rancangan khusus dari TPS untuk diberikan ke MIS/DSS
.
c. DSS itu dirancang untuk menjawab kebutuhan lingkungan informasi yang terstruktur ataukah yang tidak terstruktur, ataukah mungkin kombinasi antara keduanya. Dapatkah anda menjelaskan mengapa DSS itu diperlukan disamping MIS.
ESS menerima data/informasi dari MIS dan DSS, DSS adalah data pendukung yang bersifat semiterstruktur sampai terstruktur. ESS dalam menentukan/menghasilkan keputusan selain menerima data/informasi dari MIS diperlukan juga data pendukung yang disebut DSS artinya informasi DSS tersebut dapat berasal dari intern dari TPS (yang bersifat terstruktur) atau DSS yang semiterstruktur sampai terstruktur dengan cara misalnya melalui kajian statistik dan operasion research. Untuk operasional research DSS dapat mengambil data dari luar yang dapat dipercaya, ilmiah (yang bersifat semistruktur). DSS merupakan pengolahan data yang disesuaikan dengan jangka waktu yang diperlukan. DSS merupakan data pendukung yang berfungsi melangkapi/menyempurnakan data agar diperoleh keputusan yang lebih valid dari system intern yang telah ada dan Spesifikasi DSS adalah :
• Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
• Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
• Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
• Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
• Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
• Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi atau yang berasal dari lingkungan eksternal.
• Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

d. Menurut model Laudon & Laudon, Knowledge System itu didalam model segitiga SIM didudukkan pada tingkat kedua. Jelaskan ini, dan bagaimana menurut anda apakah Knowledge System itu, memang berada disitu ataukah bisa berada dimana-mana, dan jelaskan argumen anda.
Knowledge System sebagai model yang khusus merupakan jembatan antara tataran transaksi operasional dengan MIS/DSS. Knowledge System merupakan unit yang mensuport data/informasi ke arah MIS/DSS dengan cara melakukan penyesuaian model yang diinginkan oleh MIS/DSS, dengan kata lain apabila data/informasi dari TPS yang tidak dapat diterima/diolah langsung oleh MIS/DSS maka harus dilakukan terlebih dahulu oleh Knowledge System untuk dilakukan kajian, penyeseuaian model, desain agar sesuai. Sehingga transaksi yang memerlukan model / desain khusus harus melalui Knowledge System terlebih dahulu, fungsi dari Knowledge System adalah memproses dari TPS dan membuat model agar bisa digunakan pada tataran MIS namun demikian Knowledge System dapat menerima masukan dari MIS yang juga memerlukan desain yang diharapkan oleh MIS itu sendiri. Maka dari itu kedudukan SIM memang berada pada tingkat kedua tersebut masalahnya jika Knowledge System berada pada tingkat ke tiga misalnya dan MIS berada pada tingkat kedua maka MIS dalam hal model/desain yang memerlukan proses Knowledge System seperti tadi tentunya akan susah untuk digunakan oleh MIS, Jadi memang pada tingkat kedua
3. Didalam suatu organisasi pada sekitar tahun 1988 dirasakan perlu adanya jejaring (network) sistem informasi dalam menangani keterpaduan dan kecepatan aliran informasi dalam organisasi tersebut. Kemudian dilaksanakan instalasi LAN (local area network). Ditariklah kabel penghubung diantara berbagai unit dalam organisasi itu dan terwujudlah suatu jaringan yang terkendali baik, diatara unit. Aplikasi dirancang untuk berbagai kebutuhan informasi baik itu untuk keperluan operasional, manajemen maupun yang strategis. Pengamanan dilaksanakan dengan ditugaskannya seorang administrator jaringan yang bertugas juga untuk pengendalian sistem informasi. Tahun 2005, sistem dirubah dengan menempatkan hot spot pada beberapa titik pada organisasi itu. Intranet kemudian diinstalasikan. Aplikasi dan pengamanan tetap diberlakukan dan administrator jaringan sekarang diperkuat lagi dengan administrator data dan informasi yang sama sekali terpisah dari yang pertama. Jawablah pertanyaan berikut dan sempurnakanlah dengan argumen anda.
a. Tanpa perlu masuk kesisi teknis menurut anda apakah pengamanan sekarang lebih majemuk atau samakah intensitasnya antara LAN dan Intranet ? Menurut anda apakah jaringan tahun 1988 masih tetap perlu dipertahankan, ataukah semuanya diganti saja dengan akses langsung melalui hot spot yang tidak memerlukan lagi kabel-kabel penghubung ?
Pengamanan setelah tahun 2005 yaitu dengan diberlakukannya administrator jaringan diperkuat oleh administrator data dan informasi karena modelnya telah menjadi hot spot adalah sebagai pertanda bahwa tingkat pengamanan sudah lebih majemuk, dengan meningkatnya model jaringan dari LAN menjadi intranet otomatis adalah kensekuensi untuk lebih meningkatkan pengamanan hal ini ditandai dengan model hot spot akan lebih banyak komputer yang terkoneksi langsung ke hot spot tersebut akan lebih tinggi tingkat resiko dari intensitas keamanan misalnya adanya virus atau program pengganggu dalam sistem komputer jika model LAN hanya seputar komputer dalam LAN tersebut sedang untuk model hot spot peluang virus atau program pengganggu sistem komputer tentunya akan lebih banyak lagi sehingga jelas sekali perlu sekurity data dan informasi intensitasnya ditingkatkan.
Untuk menentukan apakah tetap LAN atau harus diganti menjadi model hot spot kalau menurut saya harus dilakukan kajian atau analisa tentang tujuan dari input data pada tahap transaksi operasional sampai menghasilkan informasi yang dibutuhkan tersebut apakah sesuai dengan yang diharapkan. Misalnya terdapat data yang diperlukan tidak perlu diketahui langsung oleh bagian lain atau divisi lain atau data tersebut adalah merupakan konsumsi bagain/divisi itu sendiri untuk itu komputer yang digunakan sebagai input tersebut tidak perlu langsung dihubungkan ke hot spot secara langsung namun cukup dengan menggunakan model LAN pada bagian / divisi tersebut karena hal ini justru akan lebih efektif. Sedangkan data yang diperlukan untuk diolah lebih lanjut dan terkait erat dengan bagian/divisi lain dan harus masuk dalam database terpadu maka hal ini agar efektif langsung dihubungkan ke hot spot. Jadi hal ini dapat dikatakan sebagai teknologi tepat guna yaitu disesuaikan dengan tingkat kegunaan dan efektifitas dengan tidak melakukan pemborosan biaya namun tujuan dalam pengambilan keputusan tetap tercapai.
b. Apa keuntungan dan konsekuensi dari kondisi tahun 2005 keatas dibandingkan dengan tahun 1988 tersebut ?
Konsekuensi dari kondisi yang diterapkan pada tahun 2005 adalah :
Keuntungan :
1. Data dan informasi dapat terpadu sehingga menghasilkan data yang real time dan tidak terbatas pada ruang dan waktu.
2. Menyimpan informasi dalam jumlah yang besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.
3. Mudah melakukan on line system yaitu meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi
4. Idealnya keputusan bisnis dapat dilakukan dengan cepat
5. Dapat mengantisipasi perubahan lingkungan dengan cepat
6. Memperoleh rantai bisnis informasi yang lebih baik sehingga mampu meningkatkan kinerja perusahaan
7. Perusahaan mampu bersaing dalam era informasi digital
8. Mampu menekan biaya transaksi bisnis menjadi lebih ekonomis
Konsekuensi :
1. Pengelolaan database akan lebih kompleks sehingga memerlukan penanganan database yang baik.
2. Tingkat keamanan harus lebih ditingkatkan karena lebih komplek desain jaringan dan dan desain database.
3. Memerlukan Sumber Daya Manusia yang dapat cepat beradaptasi dengan teknologi yang diterapkan
4. Ketergantungan terhadap hardware dan software memerlukan biaya pemeliharaan fasilitas dan infrastruktur teknologi informasi yang lebih tinggi
5. Proses input data harus diverifikasi dengan benar sehingga tidak terjadi garbage in garbage out (sampah masuk sampah keluar) atau data harus benar sehingga menghasilkan informasi yang benar.


c. Apakah sistem Intranet yang sekarang ini benar-benar hanya terbatas didalam batas fisik lingkungan organisasi ini, ataukah bisa meluas keluar, tanpa perlu masuk ke dalam model Ektranet (yang ditanyakan adalah : bilamana seorang pejabat atau karyawan organisasi tersebut yang mendapatkan hak, pulang kerumahnya agak diluar kota, lalu ia masuk internet dan menghubungkan dengan jaringan Intranet organisasinya, masih validkah ia berada dalam Intranetnya ataukah tidak ? Dan kalau hanya diluar kota, tentu ia juga dapat ke luar negeri).
Intranet adalah membangun jejaring dalam perusahaan yang andal berdasarkan teknologi internet. Intranet merupakan sebuah jaringan yag dibangun berdasarkan teknologi internet yang didalamnya terdapat basis arsitektur berupa aplikasi web dan teknologi komunikas data.
Sebagai pengembangan perangkat bantu yang perlu ditambahkan dalam intranet apabila sebagian informasi organisasi tersebut ingin diekspose agar dapat di akses jaringan luar (internet) adalah firewall dan router (intranet ini akan menjadi ekstranet).
Dari hal diatas dapat dapat dijelaskan bahwa intranet adalah masih merupakan lingkup dalam perusahaan baik input data, transaksi pengolahan dan informasi yang dihasilkan menggunakan jaringan yang telah ditentukan oleh perusahaan namun menggunakan basis teknologi internet. Bisanya dalam lingkup intranet sebuah organisasi atau perusahaan akan menyewa sebuah service provider untuk mendukung kegiatan intranet mengingat jarak antar unit-unit pengolah data dalam organisasi dapat berjauhan.
Sedangkan ekstranet adalah merupakan pengembangan dari intranet dimana perusahaan telah menjalin kerjasama dengan perusahaan lain sehingga memungkinkan antar perusahaan tersebut bertukar data atau informasi.
Seseorang karyawan organisasi yang berada diluar kota atau keluar negeri kemudian masuk dalam internet dan mengubungkan dengan jaringan intranet maka dia masih termasuk dalam lingkup jaringan intranet meskipun menggunakan teknologi internet karena karyawan tadi melakukan kegiatan proses data masih dalam lingkungan organisasinya sehingga intranet tidak tergantung fisik organisasi dalam satu tempat namun memungkinkan fisik atau tempat pengolahannya berjauhan dan data / informasi diolah oleh karyawan dalam organisasi tersebut untuk kepentingan organisasi itu sendiri.

4. Bagaimana pandangan anda tentang organisasi berbentuk datar secara logik ? Apa dampaknya seandainya setiap orang di dalam organisasi tidak perduli tingkatnya, diberikan kepercayaan dan kesempatan setara dalam mengembangkan kemampuannya yang khusus terhadap kemajauan organisasi ?
Secara logik organisasi datar sangat dimungkinkan karena didasarkan atas tujuan yang ingin dicapai atau jenis dari usaha bisnis. Di pemerintahan pada umumnya struktur organisasi berbentuk hirarkis dengan ciri-ciri aliran menurut jalur hirarki sehingga setiap individu memiliki otoritas / wewenang tertentu atau harus melalui atasan langsung terlebih dahulu dan tidak memungkinkan berhubungan dengan yang lebih atas lagi. Dalam struktur hirarkis ini tentunya cukup berbelit dan informasi tidak dapat disampaikan secara cepat. Sedangkan dalam struktur organisasi datar merupakan konsep dimana setiap orang dapat berhubungan dgn orang lain tanpa hambatan. Organisasi datar menunjang aktivitas proses hubungan individu dalam organisasi, maka hubungan langsung ini dapat terjadi bilamana setiap individu dapat dengan mudah mengakses jaringan atau sebuah sistem informasi.
Pada organisasi datar akan menghubungkan jajaring seperti sarang laba2 dengan ciri-ciri garis-garis langsungnya antar individu (bagian) dalam organisasi.
Keuntungan dari organisasi datar adalah :
1. Setiap sumberdaya mampu berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas
2. Memudahkan dalam perencanaan,pengerjaan dan pengendali dalam sebuah subsistem
3. Mengintegrasikan subsistem-subsistem.
4. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
5. Mendorong setiap entiti untuk membagikan informasi yang dihasilkan, agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan
Untuk menghindari kesan hubungan atas-bawah yang kaku pada organisasi tradisional, Dalam organisasi datar pada umumnya telah menerapkan sistem informasi dengan jaringan Intranet organisasi dimana setiap individu dapat mengaksesnya sehingga terbuka peluang hubungan antar individu tersebut. Dampak dari bentuk organisasi datar adalah terjadinya percepatan dalam pengambilan keputusan serta mutu pengambilan keputusan yang lebih baik